Die Teilnahme ist durch die Förderung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung kostenfrei. Fahrt- und Übernachtungskosten können übernommen werden. Grundlage dafür sind die Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (Bahn 2. Klasse oder PKW 0,20 €/km, max. 130 €).  Die Verpflegungskosten während der Programmzeiten werden übernommen. Das Abendessen am 06. April findet im Restaurant Karl, das direkt im Gebäude des Weiterbildungszentrums liegt, statt. Zum Abendessen sind alle Teilnehmenden herzlich eingeladen. Es stehen kostenfreie, nicht alkoholische Getränke während der ganzen Veranstaltung zur Verfügung. Alle weiteren Getränkewünsche werden auf Selbstzahlerbasis abgerechnet. 

Die Hotelzimmer werden zentral durch den DVV im IBB Hotel Ingelheim gebucht. Die Übernachtungskosten inkl. Frühstück werden übernommen. Alle weiteren Kosten trägt der Gast selbst. Teilnehmende geben bei der Anmeldung bitte an, ob sie eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen oder nicht.